Guide des propriétaires

A – Animaux de compagnie

Une part importante de la demande de locations de vacances est liée à la possibilité de séjourner avec des animaux de compagnie.

Notre expérience montre que les propriétés acceptant les animaux bénéficient souvent d’un taux d’occupation plus élevé.

Le propriétaire décide lui-même si les animaux sont autorisés et fixe le nombre maximal d’animaux admis. Ces informations figurent dans le descriptif de la propriété.

Toute demande visant à accueillir davantage d’animaux que le nombre convenu doit toujours être approuvée par le propriétaire avant la réservation.

A – Annulations

Provacances garantit le règlement au propriétaire pour les réservations ayant fait l’objet d’un paiement de la part du vacancier, même si celui-ci annule ou modifie ultérieurement sa réservation.

En cas d’annulation par le vacancier moins de cinq semaines avant le début du séjour, le propriétaire est assuré de recevoir l’intégralité du montant de la location, sauf en cas de force majeure.

En cas d’annulation plus de cinq semaines avant le début du séjour, le propriétaire conserve l’acompte déjà versé, correspondant à 25 % du montant de la location.

Pendant la période d’annulation, la propriété reste à la disposition de Provacances et ne peut pas être utilisée à des fins personnelles par le propriétaire.

A – Arrivée et départ

Les horaires d’arrivée et de départ sont définis en concertation avec Provacances et clairement communiqués aux vacanciers.

Le respect de ces horaires est essentiel afin de permettre le nettoyage et la préparation de la propriété entre deux séjours.

A – Assurance

Le propriétaire est responsable de souscrire les assurances appropriées couvrant la location saisonnière, notamment pour le bâtiment, le mobilier et la responsabilité civile.

C – Communication et suivi

Provacances privilégie un dialogue régulier avec le propriétaire, notamment au début de la saison et après la haute saison.

C – Consommation d’électricité, d’eau et autres charges

Les consommations sont prises en charge selon les modalités convenues pour chaque propriété.

D – Déclaration et documentation des dommages

Les dommages et les éventuels défauts sont consignés par écrit et, dans la mesure du possible, documentés à l’aide de photographies.

Le propriétaire en est informé dans les meilleurs délais.

E – Entretien et maintenance

L’entretien courant ainsi que les travaux d’entretien plus importants relèvent de la responsabilité du propriétaire.

Dans la mesure du possible, ces travaux doivent être planifiés en dehors de la haute saison.

E – Équipements et mobilier

Le mobilier et les équipements de la propriété doivent correspondre au descriptif de la maison et être en bon état de fonctionnement.

Une usure normale est à prévoir dans le cadre de la location saisonnière.

Tout remplacement de mobilier ou d’équipement doit être signalé à Provacances afin que les photographies et le descriptif restent à jour.

Aucun équipement ne doit être retiré de la propriété pendant la saison de location.

E – Équipements pour bébés

Une chaise haute et un lit bébé font partie des équipements standards de toutes les locations de vacances.

Il appartient donc au propriétaire de les mettre à disposition.

F – Frais et versements au propriétaire

Les versements au propriétaire sont effectués une fois par mois par virement bancaire.

Le décompte mensuel comprend les locations débutant au cours du mois concerné, ainsi que les éventuels ajustements et régularisations.

G – Gestion des problèmes et réparations

Si un problème ou un dysfonctionnement survient pendant un séjour, Provacances s’efforce d’y remédier dans les meilleurs délais.

Si le propriétaire ne peut pas être joint, Provacances est autorisé à prendre les mesures raisonnables nécessaires aux frais du propriétaire.

I – Informations d’accueil et livret de bienvenue

La propriété devrait disposer d’un livret d’accueil à jour contenant des informations pratiques sur la maison et ses environs.

L – Linge de maison et serviettes

Un kit de linge par personne doit comprendre au minimum un drap, une housse de couette, une taie d’oreiller, une grande serviette, une petite serviette ainsi qu’une serviette de piscine.

Nous recommandons également de prévoir une serviette supplémentaire pour chaque toilette.

L – Location et utilisation personnelle

L’utilisation personnelle de la propriété par le propriétaire est respectée dans le cadre des accords conclus et doit être enregistrée suffisamment à l’avance.

Le calendrier doit toujours être tenu à jour afin d’éviter les doubles réservations et les malentendus.

M – Marketing et commercialisation

La propriété est commercialisée par l’intermédiaire des plateformes et partenaires de Provacances.

Les tarifs et la présentation sont régulièrement adaptés en fonction du marché et de la demande, dans le respect des remises convenues.

N – Nettoyage et préparation

Au début de la saison touristique, la propriété doit être bien entretenue, en bon état et avoir fait l’objet d’un nettoyage approfondi, aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur.

Avant chaque séjour, la maison, les terrasses et la piscine doivent être propres, fonctionnelles et accueillantes.

Pour les propriétés faisant l’objet d’une activité locative importante, nous attendons du propriétaire qu’il fasse effectuer un grand nettoyage deux fois par an.

N – Nuisibles

Il appartient au propriétaire de prévenir et de combattre toute infestation de nuisibles sur la propriété.

O – Offres spéciales et séjours flexibles

La propriété peut participer à des campagnes promotionnelles, proposer des courts séjours ou des formules de location flexibles, sous réserve d’un accord préalable.

P – Partenaires locaux

Provacances collabore avec des interlocuteurs locaux, des gestionnaires de propriétés, des artisans et d’autres prestataires afin de garantir une intervention rapide et une présence locale.

L’adresse help@provacances.dk permet aux vacanciers de nous contacter directement pendant leur séjour.

P – Photographe et photographies

Provacances dispose de son propre photographe, qui réalise des photographies professionnelles de la maison de vacances au début de notre collaboration, puis régulièrement selon les besoins.

Lors de la mise en place de la collaboration, il peut être nécessaire d’utiliser temporairement des photographies fournies par le propriétaire, jusqu’à ce que notre photographe ait pu se rendre sur place.

Il est important que ces photographies donnent une représentation fidèle de la propriété et qu’elles ne soient ni manipulées à l’aide de l’intelligence artificielle ni retouchées d’une manière qui modifie son apparence réelle.

P – Piscine et spa

Les piscines et les spas doivent faire l’objet d’un nettoyage professionnel chaque semaine pendant la haute saison.

Les dispositifs de sécurité (alarme, clôture et couverture) doivent être conformes à la réglementation en vigueur.

P – Préparation de la saison

Avant la haute saison, la propriété doit être inspectée afin de vérifier le bon fonctionnement du mobilier, des installations et des équipements.

Nous attendons du propriétaire qu’il vérifie et remplace si nécessaire le linge de lit, les serviettes, les transats, le mobilier de jardin, les coussins, les parasols ainsi que les surmatelas et les matelas.

P – Prix de location

Les tarifs sont fixés conjointement par le propriétaire et Provacances, avec pour objectif d’optimiser le taux d’occupation et les revenus locatifs globaux.

Q – Qualité et suivi

En cas de problèmes récurrents, nous engageons un dialogue avec le propriétaire afin d’identifier les améliorations et les ajustements nécessaires.

Nous attendons que la propriété fasse l’objet d’un entretien régulier et que les réparations nécessaires soient effectuées.

R – Réclamations

Provacances traite les réclamations de manière professionnelle et constructive, en concertation avec le propriétaire.

Tout remboursement éventuel est toujours convenu avec le propriétaire.

Les dommages mineurs d’un montant inférieur à 100 EUR sont considérés comme négligeables et ne donnent généralement pas lieu à une indemnisation.

R – Respect du voisinage

La location doit se dérouler dans le respect du voisinage et de l’environnement local.

Les vacanciers sont informés de la nécessité de respecter les lieux, de limiter les nuisances sonores et de se conformer aux éventuelles règles locales en vigueur.

S – Sécurité incendie et détecteurs de fumée

Conformément à la législation française, toutes les locations de vacances doivent être équipées d’au moins un détecteur de fumée homologué.

Il appartient au propriétaire de veiller à ce que le détecteur soit correctement installé et en bon état de fonctionnement.

Nous recommandons également d’équiper la propriété d’un extincteur à poudre afin de renforcer la sécurité des vacanciers en cas d’incendie.

S – Services supplémentaires

Les prestations qui ne sont pas comprises dans les services standards, notamment les demandes particulières des vacanciers, font l’objet d’un accord spécifique.

T – Travaux de construction

Le propriétaire est tenu d’informer Provacances de tout chantier en cours dans la propriété ou à proximité, susceptible de causer des nuisances aux vacanciers.

En cas de travaux importants, Provacances évalue si la propriété reste adaptée à la location. Si elle est jugée inadaptée, Provacances peut reloger les vacanciers dans un hébergement de remplacement approprié.

Avant d’envisager un relogement, Provacances tente de proposer aux vacanciers une compensation pouvant atteindre 50 % du montant de la location.

Les frais liés au relogement ou au remboursement seront déduits du décompte du propriétaire.

U – Utilisation de la vidéosurveillance

Il est interdit de proposer à la location une maison de vacances équipée de caméras de vidéosurveillance, que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur.

La seule exception concerne la surveillance de l’allée d’accès, à condition que la caméra ne filme pas également la maison.

Dans ce cas, Provacances et les vacanciers doivent en être informés à l’avance.

V – Vacanciers et groupes accueillis

Provacances privilégie la location à des vacanciers responsables.

Les groupes de jeunes et les événements présentant des risques particuliers ne sont en principe pas autorisés, sauf accord écrit contraire.

V – Vos idées et suggestions

Le propriétaire est toujours le bienvenu pour échanger avec Provacances sur ses idées, les améliorations possibles et de nouvelles initiatives.

Z – Zone de confiance mutuelle

Notre collaboration repose sur une confiance mutuelle, une communication claire et des attentes réalistes.

Ce guide de A à Z est un document évolutif, susceptible d’être adapté au fil du temps en fonction de l’évolution de notre collaboration et du marché.